オフィスの縮小のメリット・デメリット！注意すべきポイントも紹介
目次
2020年以降、コロナ禍によってビジネス環境が大きく変化しました。
多くの企業経営者にとって、この変化に適応するための経営基盤強化や、テレワークやオンラインコミュニケーションへの対応を始めとする働き方改革の推進は重要な経営課題となっています。
その両方を実現するための手段として、オフィスの縮小・移転を検討する企業が増えてきています。
オフィスの縮小が進む背景
今後、多くの企業においてオフィス縮小や移転が進むとされている大きな要因は下記3点です。
- テレワークの増加
- ワークライフバランスの向上
- 固定費の削減
テレワークの増加
総務省の調査によると「2020年3月のテレワーク実施率は13.2%であったが、緊急事態宣発令後の2020年4月には27.9%まで上昇した。その後も、2020年5月調査では25.7%、2020年11月調査では24.7%と、多少実施率は低下しているものの、2020年3月よりも大幅に増加しており、テレワークは一定程度定着傾向にあることが伺える」とあります。（出典：総務省「令和3年版情報通信白書第1部」）
また新卒採用活動においても、企業説明会や面接をオンラインで実施するケースも増えてきています。
これらの状況から、今後はコロナ禍で浸透した現役世代のテレワークに加え、学生時代からオンライン活動に適応した「テレワークネイティブ」の新入社員が増えてくるなど、テレワークが当たり前の世界になると考えられます。
ワークライフバランスの向上
仕事と生活の調和を目指すワークライフバランスの向上は、政府としても重要課題として捉えられており、今後も官民一体となった取り組みが進められていきます。そのための手段として、テレワークの浸透が重要な施策とされています。
固定費の削減
企業経営において、経営基盤を強化・安定化させるためにも、固定費の削減はいつの時代でも重要な検討課題です。
オフィスに出社して業務を行う機会が減ったことで、執務エリアや会議室などのスペースに無駄が生じているケースも出てきていることから、固定費の中でも大きな割合を占めるオフィス賃料を削減するためにも、オフィスの縮小・移転が進むと考えられます。
オフィス縮小のメリットデメリット
メリット
コスト削減
前項でも記載しましたが、オフィス縮小によって大きな固定費である「オフィス賃料」を削減することができますので、経営基盤強化を図ることができるでしょう。
様々な働き方に適応できる
オフィス縮小はテレワークとセットで推進することが必要です。これにより働き方の選択肢が増え、様々な家庭の事情で出社勤務が難しい方の活躍や、出社とテレワークを状況によって使い分けるハイブリッドな働き方で生産性の向上を実現できます。
デメリット
コミュニケーションが不足する可能性がある
オフィス縮小とテレワーク推進により、従来のオフィス環境のような「廊下でばったり会って立ち話」や「自然に雑談の輪が広がっていく」といったような「偶発的なコミュニケーション」が生まれにくくなることが考えられます。
これにより「業務で必要な相手とのコミュニケーション」に終始してしまい、業務内容に関連しない組織横断のコミュニケーションが不足することが考えられます。
縮小に一時的に費用や手間がかかる
オフィス縮小には引越し費用や不用品の廃棄費用などの純粋な出費に加え、新レイアウトや運用ルールの検討などの人手も必要になってきます。
オフィス縮小におすすめのポイント
オフィス縮小の目的を明確化する
オフィス縮小には一時的な費用や人手が必要になりますので、縮小に対する従業員の理解を得ることも大切です。
そのためには、単なる「コスト削減」だけではなく「新たな働き方を実現するため」など、「オフィス縮小で何を実現したいのか」「それによって従業員にどんなメリットが出てくるのか」というVisionを示すことが重要になってきます。
縮小や移転の際のスケジュールを綿密に立てる
オフィスの縮小や移転を進めるためには、移転先の物件探しから始まり、現オフィス賃貸契約の更新停止(場合によっては大家さんとの交渉)や、移転のための荷物整備、交通費を中心とした手当の変更検討など、検討すべき項目が非常に多く出てきます。
そのため縮小・移転をスムーズに推進するためには、事前にできるだけ細かなタスク・スケジュール・担当者を決めたうえで、プロジェクトを管理することが必要になります。
縮小後の働き方に必要な社内整備をする
オフィス縮小によって実現する新たな働き方においては、必要となる社内設備もこれまでとは異なります。
デスク数やレイアウト、会議室の大きさや数、オンライン会議用ブースの設置などのハード面の環境整備に加え、交通費支給や就業規定などのソフト面の環境整備も必要となります。
書類や備品をオフィス外で保管する
オフィス縮小によって不足しがちな要素としては「移転先での収納容量の不足」が挙げられます。
ペーパーレス化が推進されてきたとはいえ、紙での保管が必要な書類もまだまだ多く存在しており、これらをどう保管していくかということは縮小・移転を進める中で大きな検討課題となります。また同様に業務推進に必要な各種備品についても保管場所の問題が出てきます。
そのような場合は、書類や備品の属性や使用頻度を分類し、使用頻度の低いものについては外部に保管するという選択肢が非常に有効です。
最近では信頼性も高く、使い勝手の良いトランクルームも多く存在していますので、有効活用されることをお勧めします。
オフィス縮小によって「経営基盤強化」と「働き方改革」の両方を実現しましょう
オフィスの縮小・移転に関連する背景・メリット・デメリットや移転する際のポイントをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
「アフターコロナ」「Withコロナ」という新たなビジネス環境への適応に向けて、オフィス環境の整備は大きく寄与してくれる施策であることは間違いないでしょう。
戦略的なオフィスの縮小・移転により、「経営基盤強化」と「働き方改革による生産性向上」を目指してみてはいかがでしょうか。
